Versie: April 2025
Van kracht vanaf: 15 april 2025

1. Inleiding

Letselxprt B.V. streeft ernaar om haar cliënten op professionele, transparante en respectvolle wijze te begeleiden in het proces van letselschadeafwikkeling. Toch kan het voorkomen dat iemand niet tevreden is over onze dienstverlening. Om op een zorgvuldige manier met dergelijke signalen om te gaan, is deze klachtenregeling opgesteld.

2. Definities

• Klacht: Iedere schriftelijke uiting van ontevredenheid over de dienstverlening van Letselxprt B.V. of een van haar medewerkers.
• Klager: Degene die de klacht indient (cliënt, wederpartij, belangenbehartiger, etc.).
• Beklaagde: Medewerker of afdeling waar de klacht betrekking op heeft.
• Klachtenfunctionaris: De daartoe aangewezen persoon binnen Letselxprt B.V. die de klacht in behandeling neemt.

3. Doel van de regeling

• Het bieden van een laagdrempelige en zorgvuldige manier om klachten te uiten;
• Het herstellen van vertrouwen en waar mogelijk het oplossen van de klacht;
• Het verbeteren van de kwaliteit van onze dienstverlening.

4. Wie kan een klacht indienen?

Iedere betrokkene bij een dossier of dienstverlening van Letselxprt B.V. kan een klacht indienen. Dit kunnen cliënten zijn, maar ook vertegenwoordigers, belangenbehartigers of andere betrokkenen.

5. Hoe en waar kan een klacht worden ingediend?

Een klacht dient schriftelijk te worden ingediend via:

📧 E-mail: info@letselxprt.nl
✉️ Postadres: Letselxprt B.V., T.a.v. Klachtenfunctionaris, Zeestraat 100, 2518AD te Den Haag. 

De klacht bevat in ieder geval:

• Naam en contactgegevens van de klager;
• Dossiernummer (indien van toepassing);
• Een duidelijke omschrijving van de klacht;
• De datum en eventueel relevante documenten of correspondentie.

6. Behandeling van de klacht

• De klager ontvangt binnen 5 werkdagen een ontvangstbevestiging.
• De klacht wordt onderzocht door de klachtenfunctionaris of een daartoe       gemachtigde collega die niet direct betrokken is bij het dossier.
• Indien nodig wordt aanvullende informatie opgevraagd of een toelichtend gesprek gevoerd.
• Binnen uiterlijk 4 weken ontvangt de klager een gemotiveerd standpunt over de klacht.
• Indien deze termijn niet haalbaar is, wordt de klager hierover tijdig geïnformeerd met opgave van redenen en een indicatie van de nieuwe termijn.

7. Uitkomst en vervolg

De afhandeling van de klacht wordt schriftelijk vastgelegd en gecommuniceerd aan de klager. Als de klacht (gedeeltelijk) gegrond wordt verklaard, kunnen corrigerende maatregelen worden getroffen, waaronder:

• Herstel van gemaakte fouten;
• Excuses;
• Interne maatregelen of verbeteracties.

8. Niet tevreden met de uitkomst?

Indien de klager zich niet kan vinden in de afhandeling van de klacht, bestaat de mogelijkheid om de zaak voor te leggen aan een externe, onafhankelijke instantie.

9. Vertrouwelijkheid

Alle klachten worden strikt vertrouwelijk behandeld. Informatie over de klacht wordt uitsluitend gedeeld met personen die direct betrokken zijn bij de afhandeling.

10. Registratie en evaluatie

Letselxprt B.V. registreert alle ontvangen klachten in een intern klachtenregister. Deze worden periodiek geëvalueerd om structurele verbeterpunten in de dienstverlening te signaleren en te implementeren.

11. Slotbepalingen

• Deze klachtenregeling is openbaar en wordt gepubliceerd op de website van Letselxprt B.V.
• De directie van Letselxprt B.V. is verantwoordelijk voor de naleving van deze regeling.
• Deze regeling kan periodiek worden herzien.

📌 Vragen over deze regeling?
Neem contact op via: info@letselxprt.nl